Una vez que adquieres licencias Microsoft 365, cada herramienta requiere un especial, cuidado, la herramienta de Microsoft Teams, además de ofrecer videoconferencias, llamadas y chat, tiene un sinfín de funciones, que podrás integrar con unos cuantos clics.
Primeros pasos
Para comenzar, es necesario tener claros algunos conceptos para facilitar el proceso.
Equipos: Son grupos de contactos que se reúnen para desarrollar un proyecto, pertenecen a la misma área de la organización o en su caso manejan información en común. Para crear un equipo debes seguir los siguientes pasos:
- En la barra de menú del lado izquierdo Seleccione la opción de equipos
- Seleccionar la opción de “Unirse a un equipo o crear un equipo”.
- Puedes elegir si el equipo será público o privado
- Si lo deseas puedes cargar una plantilla.
- Coloca el nombre del equipo
- Finalmente selecciona a los contactos que se unirán al equipo.
Plantillas de Microsft Teams
La prioridad de Microsoft Teams es ofrecerles a los usuarios herramientas que se adecúen a sus necesidades, ritmo de trabajo e industria. Al crear un equipo, puedes elegir crearlo desde cero, o utilizar una plantilla, las plantillas son espacios con canales y aplicaciones precargadas de acuerdo con los requerimientos de un equipo, por ejemplo, las plantillas que Teams tiene disponibles son:
- Gestionar un proyecto
- Gestionar un evento
- Incorporación de empleados
- Adopción de Microsoft 365
- Organizar el departamento
- Respuesta a incidentes
- Comunicación de crisis
- Administra una tienda
- Sucursal bancaria
- Hospital
- Cuidado de un paciente
- Administrar voluntarios
En cada plantilla puedes añadir canales, aplicaciones y apartados que necesites además de los predefinidos.
Canales
Los canales son espacios dentro de un equipo que sirven para dividir el seguimiento a un tema o proyecto específico. Al tener la información segmentada por canales los integrantes podrán participar ágilmente y obtener información ordenada, ya que cada canal cuenta con una sección de archivos, calendario, wiki, etc. También puede ampliarse con aplicaciones de Microsoft 365 como Planner, Forms, One note etc. También puedes integrar aplicaciones externas.
Dentro de los canales es posible compartir información con la confianza de que está protegida y será vista únicamente por los integrantes indicados.
Administración de canales
Los Administradores pueden editar, archivar y eliminar equipos. Microsoft Temas ofrece a los administradores realizar configuraciones avanzadas. Se puede acceder a las herramientas de administración de Teams en el Centro de administración de Microsoft Teams.
Reuniones y conferencias
Desde el chat, puedes iniciar una llamada con algún colaborador, de igual manera puedes programar reuniones desde el calendario de Teams o desde Outlook.
Fácilmente, puedes iniciar una reunión con tu equipo dentro del canal, solo selecciona la opción de “reunirse” así las notas, archivos y conversaciones se encuentran en un mismo sitio. También puedes agregar asistentes, aunque no pertenezcan al equipo.
¿Qué puedo hacer en una conferencia de Teams?
- Puede unirse a través de audio conferencia: En caso de que se encuentre de viaje o con fallas en su red, las invitaciones emitidas a los participantes cuentan con instrucciones de acceso telefónico. Los números de marcación son compatibles en más de 90 países, más de 400 ciudades y 44 idiomas de respuesta de voz interactiva. También puedes incluir a los asistentes a través de su número de teléfono.
- Cualquier persona fuera de la organización puede participar en las reuniones: A través de una invitación por correo electrónico tu invitado podrá unirse en la web sin tener que instalar ninguna funcionalidad extra.
- Los invitados podrán permanecer en la sala de espera hasta que inicie la reunión: Con esta opción podrá asegurarse todos los detalles están listos, al mismo tiempo podrás mejorar la privacidad de sus reuniones.
- Graba reuniones y edítalas en la nube: Una vez que la grabación finaliza, se procesa y se guarda en Microsoft Stream, allí podrá cortar los espacios que requiera, podrá reproducirla y compartirla con los participantes.
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